2025年，这10款主流在线文档工具如何选？一份详尽的横评指南
曾经，一份文档需要通过邮件反复发送，版本混乱、反馈滞后是常态。如今，在线协作文档已经彻底改变了这种方式，在线文档通过一个链接，就解决了团队成员之间跨部门跨地域的协作限制。
在线协作文档主要是基于云端的数字化办公方式，用户可以在不同地点、不同设备上快速浏览文件，能提升工作效率和便捷性。
面对市场上眼花缭乱的工具，哪一款才是真正契合自身团队的业务需求、工作习惯的系统，这里我整理了一些比较出色的在线协作文档，接下来我对这些工具的做个详细分析：
石墨文档
- 特点：石墨文档以出色的实时协作性能和简洁易用的界面赢得了大量用户。它支持多人实时协作编辑文档、表格、幻灯片，实时讨论，协作体验流畅，延迟低。界面设计简洁美观，上手门槛低，提供了丰富的模板，适用于多种办公场景。
- 适用人群：互联网公司、新媒体团队、项目小组以及需要频繁进行内容共创的团队。
- 优势：专注于“文档协作”，为团队提供了一个高效的内容创作与沟通平台，特别适合追求轻量化、高效率办公的现代团队。
语雀
- 特点：语雀是阿里内部使用后开放给大众的文档协作工具，支持文档归类知识沉淀，有强大的文档编辑器，覆盖文档办公的全部工具，包括文档、表格、PPT、思维导图、流程图等。同时，它支持电脑端、iPad端、手机端内容同步，方便用户随时随地进行文档编辑和查看。
- 适用人群：学生党、职场办公人士，特别是需要知识管理和文档协作的团队。
- 优势：提供了丰富的知识管理功能，如知识库建立、日程计划/复盘、文档协作等，有助于提升学习工作效率。
无忧企业文档
- 特点：无忧企业文档主要针对企业用户提供在线文档、协同编辑、知识管理的基础化办公工具。它采用B/S构架，专注私有化部署，主要解决企业内部信息孤岛问题。功能覆盖在线文档的协作编辑、知识管理、全文检索、OCR识别、权限管理等需求场景。
- 适用人群：对内容管理有灵活性、安全性管理诉求的企业客户。
- 优势：开源免费，可提供源码，可二次开发，提供企业级权限应用、可扩展的在线文档处理工具集合，注重知识沉淀和文档管理，能帮助企业提升信息管理效率。
飞书
- 特点：飞书以“All in One”理念整合了文档、会议、任务管理、IM等功能，形成完整的闭环协作生态。支持多人实时协作。在远程项目协作中，团队可同时编辑同一文档，并通过@功能快速定位责任人，配合任务看板实现进度可视化。
- 适用人群：远程办公团队、对于需要与飞书任务管理深度集成的开发团队。
- 优势：它与IM、会议、任务中心无缝衔接，多维表格功能强大，支持1000w行数据存储，可通过看板、甘特图等视图灵活展示。
Microsoft 365
- 特点：Microsoft 365是微软提供的在线协作文档工具套件，包括Word、Excel、PowerPoint等，支持多人实时协作编辑和评论。它与其他微软产品无缝集成，如OneDrive、OneNote等，方便用户进行文件存储、共享和协作。
- 适用人群：依赖微软生态的企业和团队，特别是需要处理复杂文档和表格的用户。
- 优势：功能强大，兼容性好，支持多种设备和平台，能够满足企业级用户的需求。
Notion
- 特点：Notion是一款功能强大的综合性笔记和项目管理工具，它可以帮助团队在一个地方管理任务、日程、笔记、项目等信息。Notion支持多人实时在线编辑和评论文档，提供任务管理、数据库功能等，方便团队进行协作和沟通。
- 适用人群：需要在一个平台上管理多种信息的团队，如产品研发团队、创意团队等。
- 优势：功能全面，灵活性高，支持自定义数据库和页面，有助于团队实现高效的信息管理和协作。
金山文档（WPS云文档）
- 特点：金山文档是WPS旗下的在线协作文档工具，支持多人同时编辑一个文档，进行评论和分享。它提供了丰富的模板和工具，如思维导图、流程图等，方便用户进行文档创作和编辑。同时，金山文档还支持多设备跨端使用，随时随地开始管理与创作。
- 适用人群：需要跨设备协作和文档管理的用户，特别是WPS的忠实用户。
- 优势：与WPS办公软件无缝集成，提供了丰富的文档编辑和管理功能，支持多设备同步和协作。
腾讯文档
- 特点：腾讯文档是一款可多人协作的在线文档工具，支持在线文档、在线表格、在线幻灯片、在线PDF和收集表类型。它支持针对QQ、微信好友设置文档访问、编辑权限，能够快速分享给QQ和微信好友链接。同时，腾讯文档还提供了丰富的模板和工具，方便用户进行文档创作和编辑。
- 适用人群：依赖腾讯生态的用户和团队，特别是需要频繁进行信息收集和整理的用户。
- 优势：与腾讯生态无缝集成，支持快速分享和协作，提供了丰富的模板和工具。
PingCode知识库
- 特点：PingCode知识文档管理方案是一款在国内获得较多认可的企业级知识库工具，聚焦知识全生命周期管理。它通过结构化沉淀与协作机制，帮助团队将分散文档转化为可持续复用的知识资产。产品整体成熟、易上手，用户反馈积极。
- 适用人群：研发型团队，希望知识库与需求、测试、缺陷协作流联动打通；安全与合规要求严格的政府、金融、大型组织；需统一知识沉淀并对外发布FAQ/帮助中心的企业；正在从Confluence等海外系统迁移向国产替代的团队。
- 优势：在国产知识管理与文档协作工具领域中具有较高的市场占有率和关注度，统一沉淀与复用能力强，迁移成本较低；与研发闭环打通协同顺畅；兼容私有化与信创要求，通过ISO认证，安全机制完善，适配企业长期使用。
亿方云
- 特点：亿方云是一款以大容量文件管理与高效协同为定位的企业级文档系统，支持在线编辑、跨端同步、安全共享，并提供AI文档助手与效率增强工具（如PDF转换、音频转文字等）。它适配需要处理海量文件的组织，如大中型企业、制造/地产/金融/教育行业等。
- 适用人群：文件量巨大且涉及跨组织协作的大中型企业；关注文件级权限、审计追踪能力的制造/地产/金融/教育行业；需要私有云/混合云/跨云部署与本地合规的组织。
- 优势：凭借大容量文件能力、AI工具、灵活部署与较高安全级别，可满足企业对数据可控、协作可依赖的要求。
有道云
- 特点：有道云协作是网易旗下的文档协作与知识管理平台，深度集成了笔记、文档、表格、脑图等多种格式。它提供企业级的组织架构管理和权限控制，支持多端同步，移动办公体验良好。
- 适用人群：中小型企业、教育培训机构以及需要对现有笔记进行团队共享的团队。
- 优势：从成熟的个人笔记工具自然延伸至企业服务，在文档处理和知识沉淀方面表现均衡。对于需要一体化解决笔记、文档和团队共享的组织而言，它是一个易于上手且功能全面的选择。
